#130359
#Opleiding #Secretariaat en organisatie

Opleiding tot management assistant

Introductie

In 12 sessies geven we uw carrière als administratief medewerker een boost door u kennis te geven van essentiële vaardigheden die een management assistant moet bezitten om zijn of haar functie goed te kunnen uitoefenen.

Omschrijving

In deze training secretariaat en management support krijgt u een overzicht van de meest essentiële vaardigheden om uw carrière als administratief medewerker een boost te geven, om uw skills in een nieuwe administratieve carrière hoger te tillen of om u verder te vervolmaken als ervaren management assistant.

Voor wie is deze opleiding bestemd?

  • administratief medewerkers
  • startende management assistants
  • (directie)secretaresses
  • office managers

Wat kent u na het volgen van deze opleiding?

  • In verschillende aspecten van management krijgt u essentiële inzichten mee
  • U weet wat uw kwaliteiten zijn en verhoogt uw impact
  • U leert efficiënt te communiceren, effectiever samen te werken met collega's en management

Programma

1. COMMUNICATIEVE EN SOCIALE VAARDIGHEDEN (4 sessies)

Doelstelling:

  • Door middel van observatie, luister- en vraagtechnieken de professionele communicatie als teamlid bevorderen
  • Het bewust worden van het eigen gedrag en houding
  • Een standpunt duidelijk kunnen overbrengen en verdedigen
  • Het inoefenen van technieken van assertiviteit

Leerinhoud:

  • Aandachtspunten in de omgang met anderen in de werksituatie
  • Hoe kom ik op voor mijn mening?
  • Hoe "neen" durven zeggen?
  • Kritiek geven en krijgen op een constructieve manier
  • Hoe geef ik kritiek?
  • Hoe ga ik om met het krijgen van kritiek?
  • Hoe reageer ik op een compliment?
  • Hoe reageer ik bij meningsverschillen en discussies?
  • 5 stappenplan om steviger in uw schoenen te staan, uw zelfvertrouwen te vergroten
  • Anderen ook een kans geven (niet enkel mijn eigen ideeën doorduwen)
  • Leren luisteren
  • Een standpunt duidelijker formuleren
  • Leren ingrijpen in (wanordelijke) vergaderingen, ook als niet-voorzitter
  • Conflictsituaties durven aangaan
  • Beter letten op signalen van anderen om beter te kunnen samenwerken
  • Zelfzekerder overkomen
  • Initiatief durven nemen in overlegsituaties
  • Niet te snel genoegen nemen met een compromis
  • Mimiek en houding overeen laten stemmen met de rest van mijn boodschap

Concrete situaties die aan bod kunnen komen:

  • Hoe start u een gesprek op een receptie, vergadering,...?
  • Hoe gaat u om met collega's die in de knoei zitten, die er voortdurend over willen praten en waardoor u niet opschiet met uw eigen werk?
  • Hoe vraagt u hulp aan collega's?
  • Hoe maakt u duidelijk dat u met iets moeite hebt?
  • Hoe reageert u op kritiek?
  • Hoe zorgt u ervoor dat u ook aan bod komt in een gesprek?
  • Hoe geeft u op een diplomatische manier boodschappen?
  • Hoe zegt u aan mensen dat u iets goed vindt?
  • Hoe reageert u als collega's u lastig vallen
  • Professionele communicatie aan de telefoon:
    • De grondregels van telefonische communicatie
    • De kunst van het vragen stellen en empatisch luisteren + oefeningen
    • Attitudes en vaardigheden
    • Assertiviteit
    • Welbespraaktheid
    • Luistervaardigheid
    • Kalmte
    • Flexibiliteit
    • Snelheid

2. TIJDSBEHEER (2 sessies)  

Doelstelling:

  • De belangrijkste principes kunnen toepassen van een efficiënte werkorganisatie door middel van het toepassen van technieken van tijdsbeheer

Leerinhoud:

  • Tijdsbeheer
  • Hoe maak ik mijn taken overzichtelijk?
  • Prioriteitenmatrix: Hoe bepaal ik prioriteiten? Het verschil tussen dringend en belangrijk
  • Hoe pak ik tijdverslinders aan?
  • Hoe ga ik om met werkdruk?

3. WERKEN AAN EN IN EEN TEAM (2 sessies)

Doelstelling:

  • De basisprincipes van leidinggeven kunnen toepassen
  • Doeltreffend en overtuigend beïnvloeden
  • Principes van constructief samenwerken in een team

Als management assistant speelt men een centrale rol in de organisatie. Een management assistant beschikt over en beheert heel wat informatie, coördineert, overlegt, leidt, volgt op, denkt mee met het management, ... Dit vergt heel wat specifieke competenties en vaardigheden. Zowel coaching van de leidinggevende, de collega's, de medewerkers, de klanten en leveranciers, als de capaciteit om in team te werken zijn belangrijke eigenschappen van een goede management assistent.

Een managementassistent(e) heeft dikwijls een nogal "moeilijke" positie in de organisatie. Als rechterhand van "de baas" is het niet evident om tegelijkertijd ook collega te zijn van de andere leden van het team of de afdeling. Daarbij komt nog dat men  veelal het favoriete klankbord is van  zowel directie als collega's die  allerlei problemen aankaarten. Men fungeert soms als indirecte spreekbuis via wie men invloed probeert uit te oefenen. Een management assistant moet ook vaak dingen gedaan krijgen van medewerkers en anderen zonder dat men de formele bevoegdheid heeft  om "gezag" uit te oefenen.

Leerinhoud:

  • Leiding geven en delegeren
  • Overzicht en inzicht verwerven in de verschillende leiderschapsstijlen
  • De tactiek van verticale beïnvloeding
  • Basisprincipes van leiding geven
  • Leren delegeren
  • Samenwerken in een team:
    • Elke manager is anders, elke baas stelt zijn eigen wetten. Die zijn niet altijd met elkaar te verzoenen. Wie voor meerdere managers werkt en aan de verwachtingen van deze verschillende managers wil voldoen, zal klaar en duidelijk moeten communiceren. Grenzen trekken, vaste afspraken maken,
    • Leren samenwerken in een team: in elke werksituatie komen wrijvingen voor. Hoe lost u ze op? En vooral: hoe voorkomt u ze? Hoe krijgt u uw collega's zover om samen aan eenzelfde zeel te trekken?
    • Hoe werk ik efficiënt samen met verschillende managers en met collega's?
    • Wat zijn de kritische succesfactoren om op een goede manier samen te werken?
    • Diplomatie en assertiviteit als basis voor een goede samenwerking
    • Hoe stimuleer ik mijn collega's tot een maximale medewerking?

4. MEER ENERGIE, MINDER STRESS (1 sessie)

Doelstelling

  • Principes van stress herkennen en technieken toepassen om deze te voorkomen.

Leerinhoud:

  • Hoe kan ik tijdig stress herkennen?
  • Welke technieken kan ik toepassen om stress te voorkomen?
  • Hoe kan ik op een positieve manier met stress omgaan?
  • Leren relativeren
  • Hoe kan ik op een constructieve manier met stress omgaan?
  • Uw eigen kwaliteiten herkennen en gebruiken

5. OMGAAN MET MOEILIJKE MENSEN EN CONFLICTHANTERING (1 sessie)

Doelstelling:

Het kunnen toepassen van technieken van conflictbeheersing. Inzicht verwerven in verschillende psychologische profielen, waardoor een doeltreffende samenwerking komt met de manager en de collega's

Leerinhoud:

  • Omgaan met conflicten
  • Wat zijn conflicten? Oorzaken en beïnvloedende factoren van conflicten.
  • Hoe evolueren conflicten:
  • Van koude naar warme conflicten
  • Van latente tot manifeste, uitslaande conflicten
  • Persoonlijke stijlen in conflicthantering:
    • De verschillende stijlen: kenmerken - voordelen - gevaren
    • Autodiagnostiek: welke stijl is kenmerkend voor jou?
  • Posities in conflicthantering:
    • Ik ben derde partij
    • Ik ben betrokken en neem het initiatief
    • Ik ben betrokken en de andere neemt het initiatief
    • Ik ben betrokken en de andere is de derde partij
    • Communicatietips voor conflicthantering
  • Omgaan met lastige mensen:
    • Wat wil de lastige mens aan ons zeggen?
    • Stappen van invloedsbesef
    • Hoe kunt u bij lastige mensen hun kijk op de werkelijkheid verbreden?
    • Beïnvloeding van lastig gedrag
    • Ontdekken waar irritaties vandaan komen
    • Inzicht in permanente beïnvloedingen
    • Lastig gedrag leren herkaderen
    • Opbouwende feedback leren geven over onaanvaardbaar gedrag
    • Constructief omgaan met negatief denken en agressiviteit. Omgaan met jezelf in de omgeving van lastige mensen
    • Omgaan met eigen emoties en behoeften
    • Hoe geeft en ontvangt u kritiek?
    • Een aanpak op basis van typologieën

6. PROFESSIONELE SCHRIFTELIJKE COMMUNICATIE (2 sessies)

Doelstelling:

  • Het efficiënt leren omgaan met e-mail als vorm van schriftelijke communicatie en de technieken kunnen toepassen voor het efficiënt noteren en opmaken van verslagen voor vergaderingen

Leerinhoud:

  • Hoe het meest efficiënt noteren tijdens een vergadering
  • Zakelijke uitnodigingen versturen, handelscorrespondentie
  • Verslagen en rapporten
  • Aandacht voor de spellingsregels
  • E-mails: hoe beheert u uw e-mails?
  • Problematiek van de inkomende mail?
  • Kwaliteit van de verzonden mails
  • Het verbeteren van uw e-mail gedrag
  • Omgaan met de massa's inkomende mails
  • Hoe zorgt u dat uw boodschap in uw e-mailbericht goed overkomt?
  • Hoe kan u uw bericht het beste opstellen?
  • U stuurt vaak een mail maar krijgt niet altijd een antwoord

Bart Bulteel is een unieke communicatie en HR-trainer, een senior trainer met een jarenlange ervaring met personeelsleden uit diverse sectoren, bedrijven en organisaties. Hij weet als geen ander zich in te leven in de problematiek van zijn cursisten en krijgt steevast een 9+ evaluatie.

Filip De Craemer is van 1983 tot en met 2006 officier bij Defensie waar hij verschillende operationele taken uitvoert, afgewisseld met het geven van training en opleiding in binnen- en buitenland, binnen Defensie doch ook in het burgermilieu. In die periode voert hij ook verschillende missies uit in conflictgebieden. Van 2006 tot 2012 werkt hij in Italië en in Duitsland in NATO Hoofdkwartieren en is tevens docent aan de NATO school.

Van 2012 tot en met 2018 werkt hij als Senior Security Advisor bij een Internationale Organisatie in Nederland en is ook docent binnen de Verenigde Naties.

Sven Desmet is burn-out expert en gaat samen met de aangewezen personen of afdelingen op zoek naar concrete oplossingen om te evolueren van ondersteuning naar autonomie. Hij is mentor en begeleidt elk individu in een proces van opvolging, begeleiding, ondersteuning en visie. Zijn 20-jarige ervaring als mentor is een grote troef.

Muriel Schoeters is gezondheidscoach en experte in omgaan met stress en spanning, lifecoaching, assertiviteitstraining en stressmanagement. Muriel was jaren werkzaam in de sociale sector waar zij psychosiale begeleiding gaf aan mensen die kampen met psychische problemen. De nieuwe inzichten die zij op de werkvloer verkreeg en haar passie naar een evenwichtig en gezond lezen hebben haar aangezet tot verdere vorming. Zij isj nu fulltime aan de slag is als gezondheidscoach.