Privacybeleid van Syntra West mbt verwerking van persoonsgegevens

Syntra West VZW, Spoorwegstraat 14 - 8200 Brugge, neemt de bescherming van de persoonsgegevens van haar cursisten, klanten, gebruikers van de website en info-aanvragers ernstig. 
We gaan zorgvuldig om met deze persoonsgegevens. Hieronder kan je lezen hoe we omgaan met je privacy. 

Door je in te schrijven voor een opleiding of nieuwsbrief, door gebruik te maken van onze website of door een infoaanvraag in te dienen, word je geacht dit privacybeleid te hebben gelezen, het te begrijpen en ermee akkoord te gaan. 

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het gaat over informatie die direct over iemand gaat of die naar een bepaalde persoon te herleiden is. 
 
Je deelt persoonsgegevens met ons als je klant bij ons bent of als je contact met ons hebt, bijvoorbeeld bij info-aanvragen of door inschrijving op onze nieuwsbrief. 

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Het gaat over de gegevens die je ons meedeelt, zowel op papieren invulformulieren als elektronisch via de website of per mail. Het gaat om je naam, je telefoonnummer of je e-mailadres. Voor gecertificeerde opleidingen ook je rijksregisternummer, voor uitwisseling met de Vlaamse Overheid, op basis van Vlaamse wetgeving (zie ook verder punt 4.). Maar ook het IP-adres van je computer of betaalgegevens bij inschrijving. 

Bij een informatie-aanvraag vragen we minimale gegevens op om contact met je op te nemen teneinde de gevraagde inlichtingen te kunnen verstrekken. 
Bij een inschrijving vragen we minimale gegevens om je inschrijving te kunnen verwerken, zowel administratief, financieel (betaling van de factuur) als organisatorisch. 
We vragen ook of we je nadien mogen contacteren om je te kunnen informeren over onze activiteiten. 

Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

De gegevens die wij verzamelen, verwerken wij voor onze administratie, het klantenbeheer, het leveren van diensten die je bestelt of waarvoor je je inschrijft, de promotie van andere producten en diensten van Groep Syntra West. 

Zo gebruiken wij je persoonsgegevens: 

• In het kader van de voorbereiding of uitvoering van je inschrijving voor een opleiding en de verdere klantrelatie; 
• Om te voldoen aan wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; 
• In het kader van de uitvoering van een contract, bijvoorbeeld met je werkgever; 
• Om je te informeren of nieuwsbrieven te sturen m.b.t. nieuwe opleidingen, evenementen en initiatieven van onze groep. 
   

Tijdens events, infosessies en opleidingen wordt er mogelijks beeldmateriaal gecreëerd in de vorm van foto en/of film. Bij inschrijving geef je je toestemming voor deze opnames, waarbij je mogelijk in beeld komt. Deze kunnen nadien gebruikt worden voor educatieve en marketingdoeleinden.  

Met wie delen we je persoonsgegevens?

We geven je informatie niet door aan derden voor commerciële doeleinden. Met derden bedoelen wij andere ondernemingen die geen deel uitmaken van onze groep. 
De persoonsgegevens die je ons meedeelt, worden opgenomen en verwerkt in de databestanden van Skilliant CVBA, Spoorwegstraat 14, 8200 Brugge, die verantwoordelijk is voor de verwerking van deze persoonsgegevens. 

Je gegevens zijn automatisch ook toegankelijk voor andere vennootschappen en dochterbedrijven die deel uitmaken van Groep Syntra West, zoals Skilliant (SBM en Escala), Syntra Consult, Toegepast Vormingscentrum en Portilog. 

Syntra West organiseert erkende, gecertificeerde opleidingen. Met het oog op de attesteringen en getuigschriften en in het kader van door de Vlaamse Overheid opgelegde wettelijke voorschriften delen we je gegevens met VLAIO en soms ook VDAB. 

Bij niet-betaling van een factuur, ondanks aanmaningen, kan de factuur samen met de nodige (persoons)gegevens worden overgemaakt aan een advocaat en/of gerechtsdeurwaarder, om ze via de gerechtelijke weg te innen. 

Hoe zorgen we voor deze persoonsgegevens?

We doen grote inspanningen om je persoonsgegevens en privacy te beschermen. 

Al onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens en hebben een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekend. 

We slaan je persoonlijke gegevens op in een beveiligde database. En daar blijven ze ook. 
Voor de beveiliging van je gegevens hebben wij opgeleide personen in dienst die op de naleving van de wetgeving toezien en anderen die instaan voor de veiligheid van het netwerk, de infrastructuur en de informatiesystemen. 

Bovendien gebruiken wij allerlei algemeen aanvaarde technische maatregelen en technieken die overeenstemmen met de huidige technologische ontwikkelingen om je persoonsgegevens te beschermen. 

Mocht er zich een gegevenslek voordoen met gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je als klant persoonlijk verwittigd volgens de door de wet voorziene procedure. 

Hoe lang bewaren we je gegevens?

Dat hangt ervan af… Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. 
Bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (boekhoudkundige en fiscale). Of uit juridische noodzaak om bepaalde gegevens te bewaren, bijvoorbeeld diploma’s en getuigschriften, tot lang na de beëindiging van je opleiding. Deze gearchiveerde gegevens zijn slechts beperkt toegankelijk. 
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens geanonimiseerd. 
 
Bepaalde gegevens kunnen gedurende een periode worden gebruikt om je op de hoogte te houden van nieuwe opleidingen en promoties, tenzij je volgens de hierna beschreven procedure aangeeft hier niet mee akkoord te gaan. 

Je rechten en hoe je deze kan uitoefenen

1. Je hebt recht op inzage over de gegevens die we over je verzamelen 

Wil je inzage in de gegevens die we over jou verwerkt hebben, laat het ons dan weten per mail. Eerst zullen we je zelf opnieuw contacteren om je identiteit te bewijzen. Vervolgens bezorgen we je binnen de 30 dagen een overzicht van je gegevens. 

2. Je hebt recht op aanpassing 

Merk je dat er fouten of onvolledigheden staan in de gegevens die we over jou verwerkt hebben, dan kan je gebruikmaken van je ‘Recht op correctie’. Het volstaat ons dit per mail te laten weten. Eerst zullen we je zelf opnieuw contacteren om je identiteit te bewijzen. Vervolgens doen we dan binnen de 30 dagen de nodige aanpassingen en bezorgen we je hiervan een overzicht. 

3. Je hebt recht om je voorkeuren aan te passen 

We houden je regelmatig op de hoogte van nieuwe opleidingen via nieuwsbrieven of per mail. Wil je dit liever niet? Onder elke nieuwsbrief en e-mail staat een link waarmee je je direct kan afmelden of je voorkeuren kan aanpassen. 

4. Je hebt recht op schrapping 

Wens je volledig uit onze databestanden te worden geschrapt? Dan kan je ons een mail sturen en zorgen wij ervoor dat je gegevens volledig gewist (als je nooit bij ons ingeschreven bent geweest voor een opleiding) of gearchiveerd (als je wel ingeschreven was voor een opleiding, om in dat geval te voldoen aan boekhoudkundige en wettelijke voorschriften). 

5. Je hebt recht op verzet 

Je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van je gegevens op basis van ernstige en gerechtvaardigde redenen (tenzij wanneer noodzakelijk voor het uitvoeren van je inschrijving voor een opleiding) of tegen het gebruik ervan voor commerciële doeleinden. 

6. Je hebt recht een klacht in te dienen 

Indien je van oordeel bent dat je rechten met betrekking tot de bescherming van je persoonsgegevens  geschonden zijn, kan je klacht indienen bij de Privacycommissie. 

Bij wie kan je je rechten uitoefenen of je vragen stellen over ons privacybeleid?

Je kan steeds via mail terecht bij onze verantwoordelijke via privacy@syntrawest.be