Vergadertechnieken

Hoe komt het toch dat zo veel mensen vinden dat vergaderingen vaak saai zijn, te lang duren en meestal weinig concreet resultaat opleveren?

Is dat de reden waarom vergaderen vaak als tijdsverspilling beschouwd wordt, terwijl efficiënt en productief overleg heel nuttig kan zijn, de besluitvorming kan versnellen en dus ook heel wat tijdwinst kan opleveren.

Hoe haal je het maximale uit jouw vergaderingen? Welke technieken kun je daarbij gebruiken? Zijn er methodes om het verloop en de effectiviteit van vergaderingen en meetings te beïnvloeden?

Je leert het in de praktijkgerichte training 'Vergadertechnieken'.

Deze training is bedoeld voor medewerkers die regelmatig vergaderingen, werkoverleg of onderhandelingen bijwonen, hetzij als deelnemer maar vooral als voorzitter.

De theorie wordt toegelicht doch ook ingeoefend in praktische oefeningen met duidelijke debriefings.

1. De theorie rond het vergaderen

• Wat is een vergadering en wat is het niet?
• Voordelen en nadelen van het vergaderen
• Soorten vergaderingen in functie van de doelstelling
• Hoe bereid ik een succesvolle vergadering voor?
• Hoe formuleer ik SMART doelstellingen voor mijn vergadering?
• De uitnodiging: hoe maak ik die concreet en uitdagend?

2. De rol van de voorzitter

• Bewustwording en inzicht in benodigde competenties van de voorzitter
• Hoe de rol van een voorzitter optimaliseren?
• Ben ik een leider of een lijder?
• Hoe bewaak ik het evenwicht tussen het product, het proces en de procedure?
• Hoe vergroot ik de betrokkenheid bij de vergadering?
• Creativiteitstechnieken
• De interactie met de deelnemers
• Hoe hou ik de regie tijdens de vergadering?
• Ijzeren vuist in een fluwelen handschoen?

3. Omgaan met 'moeilijke' deelnemers

• Zelfvertrouwen
• Ben ik een facilitator, een animator en een leider?
• De verschillende 'soorten' deelnemers en de effectieve aanpak van gedrag
• Welke stoel krijgt elke deelnemer en waar staat die stoel?
• Wat doe ik met stoorzenders? Wat doe ik met laatkomers?
• Feedback geven en krijgen
• Hoe maken wij een vergadercontract?

4. Notulen

• Het belang van goede notulen
• Hoe zie de perfecte interactie tussen de voorzitter en de notulist er uit?
• Soorten verslagen in functie van de doelstellingen
• Taken van de notulist voor, tijdens en na de vergadering en de verantwoordelijkheid van de voorzitter hierin
• Mijn persoonlijke checklists
• Leren uit fouten